Rechnungen per WhatsApp: Ist das zulässig?

Wer online Ware bestellt, erhält per E-Mail meistens in einer PDF-Datei die Rechnung für den getätigten Einkauf übermittelt. Händler sind verpflichtet, Rechnungen schriftlich zu erstellen mit der ausgewiesenen Mehrwertsteuer und dem Rechnungsbetrag. Wird die Rechnung nicht im Voraus beglichen, ist der Käufer verpflichtet, die Rechnung innerhalb der vorgegebenen Frist auszugleichen. Rechnungen sind außerdem via SMS, WhatsApp und weiteren Kommunikationskanälen zulässig.

Kunden über Rechnungszustellung informieren

Verbraucher, die einen Handelskontrakt mit einem Dienstleister eingehen, müssen Daten übermitteln, um das Kaufgeschäft abzuwickeln. Sie sind nicht verpflichtet, alle Daten anzugeben. Viele übermitteln Dienstleistern ihre Mobilfunknummer, um schneller zu kommunizieren. Seit einigen Jahren hat sich vor allem WhatsApp als zuverlässiger Kommunikationskanal bewiesen, weshalb Händler und Verbraucher immer mehr über den Messenger Konversationen führen.

Entscheidend ist, dass der Händler seine Kunden darüber informiert, über welchen Kanal die Kommunikation mit seinen Kunden geführt wird. Verbraucher müssen vorher entscheiden, ob sie dem zustimmen oder nicht, haben aber kein Grundsatzrecht, den Händler dazu aufzufordern, einen alternativen Kommunikationskanal anzubieten. Das liegt ausschließlich im Ermessen des Dienstleisters. Dem Kunden ist mitzuteilen, in welcher Form und über welchen Kommunikationskanal ihm die Rechnung zugestellt wird, damit dieser sie abrufen kann und den Rechnungsbetrag rechtzeitig ausgleicht.

Zahlungserinnerung via WhatsApp

Neben der Rechnung dürfen Dienstleister auch Zahlungserinnerungen an ihre Kunden via WhatsApp oder SMS versenden. Jede Form der schriftlichen Zustellung gilt als erfolgt, sobald die Rechnung abgeschickt wurde. Schwierig wird es im potenziellen Rechtsstreit nachzuweisen, dass sowohl die Rechnung als auch Zahlungserinnerungen an den richtigen Vertragspartner übermittelt wurden.

Händler haben mit der Kommunikationsplattform WhatsApp einen entscheidenden Vorteil gegenüber Konkurrenzprodukten: zwei blaue Häkchen. Die beiden Häkchen dienen der Lesebestätigung und zeigen an, ob der Empfänger die Mitteilung gelesen hat oder nicht. Laut Rechtsprechung ist davon auszugehen, dass Personen, die WhatsApp oder einen anderen Kanal zur Kommunikation nutzen, in regelmäßigen Abständen ihre Nachrichteneingänge überprüfen. Wenn ein Empfänger die Nachricht nicht liest oder den Anhang nicht öffnet, entbindet ihn das nicht von der Zahlungspflicht.

Rechnung verschicken

Rechnungen mit WhatsApp zu erstellen ist für Unternehmen einfach. Anhand des folgenden Beispiels wird eine Möglichkeit erläutert, eine Rechnung zu erstellen und mittels WhatsApp an den Empfänger zu senden.

Um einen Verbraucher, Kunden oder Schuldner über WhatsApp zu erreichen, benötigen Händler dessen Mobilfunknummer. Außerdem muss der Rechnungsempfänger WhatsApp als Messenger-Dienst auf seinem Mobiltelefon installiert haben. Das lässt sich einfach prüfen, indem die Rufnummer des Kunden als neuer Kontakt hinzugefügt wird.

Ist die Kommunikation mit dem Verbraucher über WhatsApp möglich, kann der Gläubiger die zuvor als PDF erstellte Rechnung in das Textfeld einfügen und dem Empfänger senden. Erlaubt ist auch ein gut lesbares Foto der Rechnung, auf der alle Daten identifizierbar sind. Alternativ wird der Rechnungstext mit allen relevanten Daten in das Textfeld eingetragen und an den Kunden abgeschickt. Jede Form dieser Datenübermittlung ist rechtlich zulässig.

Was das für Verbraucher bedeutet

Mit der Zeit gibt es neue Möglichkeiten, mit Unternehmen zu kommunizieren. Verbraucher müssen immer prüfen, wie der Vertragspartner die Rechnung zustellt. Gibt es mehrere Optionen, können Verbraucher allen Optionen zustimmen oder sich für eine entscheiden. Mit der Zulässigkeit, die Rechnung per WhatsApp, einem vergleichbaren Dienst, SMS oder Fax zuzuschicken, wird der Austausch zwischen den Vertragsparteien vereinfacht und beschleunigt.

Sobald Verbraucher der Kommunikation via WhatsApp zustimmen, zählt keine Ausrede. „Rechnung nicht erhalten“ ist dann irreführend und sogar strafwürdig, wenn eindeutig belegbar ist, dass die Zustellung über den Kanal erfolgte und der Rechnungsempfänger die Nachricht gelesen hat.

Hinweis: Verbraucher müssen über WhatsApp dennoch prüfen, ob der Absender vertrauenswürdig ist und ob mit dem Rechnungssteller ein Kontrakt besteht, der ihn dazu berechtigt, den Zahlungsausgleich einzufordern.

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