Vorteile, wenn man am Mac seine PDFs zusammenführt

Beim Versand von Dokumenten oder Papieren war es früher so, dass der klassische Brief herhalten musste. Das funktionierte natürlich, jedoch weist diese Form drei entscheidende Nachteile auf. Erstens kostet die Aufgabe eines Briefs Geld, was sich zumindest bei vielen Exemplaren rechnet. Es ist natürlich kein Vermögen, die Ausgaben sind aber trotzdem vermeidbar. Zweitens dauert es zumindest einen Werktag für die Zustellung, was anschließend auch für eine eventuelle Antwort zutrifft. Das ist in dringenden Fällen sehr unpraktisch. Drittens darf auch die Umwelt nicht vergessen werden, denn die Produktion von Papier und der Versand des Briefs belasten die Erde.

Eine deutlich bessere und effizientere Lösung schaffte der Aufstieg des Computers und des Internets. Am Anfang war es logierweise noch nicht der Fall, doch irgendwann kam das PDF-Format für Dokumente und es setzte sich weltweit durch. Wenn also Rechnungen, Dokumente oder irgendwelche Verträge via E-Mail eintreffen, dann liegen diese im PDF-Format vor. Es spielt auch keine Rolle, ob diese am iMac, am MacBook Pro oder am iPhone geöffnet werden, es ist mit jedem Endgerät kompatibel. Es wird nur ein Browser und eine Internetverbindung (sofern die Datei nicht lokal abgespeichert vorliegt) benötigt und schon kann die PDF geöffnet und angeschaut werden.

Das sind die Vorteile von zusammengeführten PDFs

Man kann PDF-Dateien nicht nur erhalten, sondern auch selbst erstellen und versenden. Das ist im wahrsten Sinne des Wortes ein Kinderspiel, da zum Beispiel ein in Word erstelltesten Dokument ganz einfach als PDF exportiert werden kann. Fehlt ein solches Programm, dann kann die Konvertierung auch online direkt im Browser vorgenommen werden. Es liegt anschließend fertig auf der Festplatte vor und kann beispielsweise via E-Mail versendet werden. Bei mehreren und dazugehörigen PDF-Dateien ist es außerdem sinnvoll, wenn diese zusammengeführt werden. Dafür sprechen auch mehrere Vorteile:

Übersicht: Werden mehrere PDF-Dateien zu einer zusammengefügt, dann erhöht es vor allem die Übersichtlichkeit. Das betrifft in erster Linie den Empfänger, der zum Beispiel statt 4 PDF-Dokumenten nur 2 öffnen muss und daher weniger Zeit benötigt.

Ordnung: Gehören PDFs zusammen und werden diese so erstellt, dann muss nichts mehr weiter geordnet werden. Andernfalls ist dieser Schritt notwendig, um Chaos in der Buchhaltung zu vermeiden.

Mehrwert und Einfachheit: Man kann direkt im Browser mithilfe eines Online-Tools PDF-Dateien zusammenführen. Einfach die Dokumente hochladen, ordnen und herunterladen. Das geht binnen Sekunden und der Mehrwert davon ist deutlich größer. Man kann in dieser Form auch noch weitere Bearbeitungen vornehmen, beispielsweise eine PDF komprimieren. Sie wird also kleiner gemacht, um zum Beispiel die maximale Größe bei einem E-Mail-Anhang nicht zu überschreiten.

Fazit – wer profitiert von zusammengeführten PDFs?

Ohne das PDF-Format geht heute nichts mehr. Egal, ob vorrangig mit einem iMac oder mit einem MacBook gearbeitet wird. Die Zusammenführung ist grundsätzlich dann interessant, wenn es mehrere Dateien gibt, die eigentlich zusammengehören. Bei einer einzigen Seite kann logischerweise auch nichts zusammengeführt werden. Im ersten Fall profitiert man jedoch davon, da es übersichtlicher ist und der Prozess nur wenige Sekunde in Anspruch nimmt. Es profitiert also jeder davon, der viel mit PDF-Dateien arbeitet und der einen großen Wert auf Ordnung legt.

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